Algemene voorwaarden
Les Charlottes
Een handelsnaam van Charlotte F BV
Maatschappelijke zetel: Heldenplein 3, 2610 Wilrijk
BTW BE 0794.900.944
E-mail: hello@lescharlottes.be
Website: www.lescharlottes.be
Telefoon: +32 479 24 45 29
1. Begrippen
1.1. Les Charlottes
Les Charlottes is de handelsnaam waaronder Charlotte F BV, met maatschappelijke zetel te Heldenplein 3, 2610 Wilrijk, diensten aanbiedt op het vlak van weddingplanning, weddingcoördinatie, styling,ceremoniebegeleiding en aanverwante diensten.
1.2. De opdrachtgever
De opdrachtgever is de natuurlijke persoon/personen of rechtspersoon/rechtspersonen met wie LesCharlottes een overeenkomst sluit voor het leveren van diensten.
1.3. De overeenkomst
De overeenkomst tussen Les Charlottes en de opdrachtgever bestaat uit de ondertekende offerte, eventuele aanvullende offertes of schriftelijke afspraken, en deze algemene voorwaarden.
2. Toepassing
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten geleverd door Les Charlottes, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.2. Door de offerte te ondertekenen of per e-mail uitdrukkelijk goed te keuren, verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze te aanvaarden. De laatste versie van de algemene voorwaarden is steeds van toepassing.
2.3. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze vooraf schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
2.4. Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar zouden zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval de betrokken bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
2.5 Wij, als Dienstverlener, hebben steeds het recht om de tarieven en/of voorwaarden aan te passen
3. Offerte en totstandkoming van de overeenkomst
3.1. De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte voor akkoord ondertekent en aanLes Charlottes bezorgt, of wanneer de opdrachtgever per e-mail uitdrukkelijk bevestigt akkoord te gaan met de offerte.
3.2. Een offerte is geldig gedurende 30 kalenderdagen vanaf de datum van verzending, tenzij anders vermeld in de offerte.
3.3. De offerte wordt opgesteld op basis van de informatie en wensen die op het ogenblik van de opmaak bekend zijn. Wijzigingen in de wensen, het aantal gasten, de locatie, de timing, het concept of de omvang van de opdracht kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de prijs.
3.4. Bijkomende diensten of prestaties die na de ondertekening van de offerte worden gevraagd, worden afzonderlijk gefactureerd of opgenomen in een aanvullende offerte. Waar redelijkerwijze mogelijk wordt de opdrachtgever vooraf geïnformeerd over de bijkomende kost.
3.5. Alleen afspraken die schriftelijk zijn bevestigd, maken deel uit van de overeenkomst.
3.6. De offerte is persoonlijk en kan niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Les Charlottes aan derden worden overgedragen.
3.7. De prijzen worden vermeld zoals aangegeven in de offerte (uitgedrukt in euro). Er wordt BTW gerekend. Die wordt steeds apart vermeld.
3.8 Wij, als Dienstverlener, behouden het recht de opgegeven prijzen aan te passen indien onvoorziene omstandigheden zich voordoen. Deze aanpassingen kunnen maximaal 12,5% van de oorspronkelijk overeengekomen prijs bedragen.
4. Uitvoering van de overeenkomst
4.1. Les Charlottes verbindt zich ertoe de overeengekomen diensten naar best vermogen en met de nodige zorg uit te voeren.
4.2. Les Charlottes bepaalt, binnen de grenzen van de overeenkomst, op welke wijze de diensten praktisch worden uitgevoerd.
4.3. Les Charlottes mag voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden beroep doen op medewerkers, freelancers, onderaannemers of andere professionele partners.
4.4. Kosten van derden, leveranciers, materialen, transport, huur, verblijf, catering of andere externe diensten zijn uitsluitend inbegrepen indien dit uitdrukkelijk in de offerte is vermeld.
4.5. Wanneer Les Charlottes een leverancier of derde partij aanbeveelt, betekent dit niet automatisch datLes Charlottes verantwoordelijk is voor de uitvoering van de diensten van deze derde. De overeenkomst met de leverancier wordt, tenzij anders overeengekomen, rechtstreeks tussen de opdrachtgever en de leverancier gesloten.
4.6. Indien Les Charlottes namens de opdrachtgever een leverancier inschakelt of een bestelling plaatst, blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de betaling van de kosten van deze leverancier, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5. Verplichtingen van de opdrachtgever
5.1. De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, beslissingen en materialen die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst.
5.2. De opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.
5.3. Wanneer informatie of beslissingen laattijdig worden aangeleverd, kan dit gevolgen hebben voorde planning, uitvoering of kostprijs van de diensten.
5.4. Eventuele bijkomende kosten die rechtstreeks voortvloeien uit laattijdige, onvolledige of foutieve informatie van de opdrachtgever kunnen aan de opdrachtgever worden doorgerekend, voor zover deze kosten redelijkerwijze voorzienbaar en aantoonbaar zijn.
5.5. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de definitieve goedkeuring van keuzes met betrekking totleveranciers, locaties, materialen, aantallen, menu's, timings en andere elementen die door Les Charlottes worden voorbereid of voorgesteld.
6. Wijzigingen aan de opdracht
6.1. Wijzigingen in de opdracht na ondertekening van de offerte worden steeds in onderling overleg besproken.
6.2. Wanneer wijzigingen een aanzienlijke impact hebben op de hoeveelheid werk, de timing of de gemaakte kosten, behoudt Les Charlottes zich het recht voor hiervoor een bijkomende vergoeding aan te rekenen.
6.3. Een vermindering van de opdracht na ondertekening van de overeenkomst geeft niet automatisch recht op een evenredige vermindering van de oorspronkelijke prijs. De reeds geleverde prestaties, gereserveerde capaciteit en gemaakte kosten blijven verschuldigd.
6.4. Wijzigingen in het aantal gasten, de locatie, het programma of de omvang van het evenement kunnen aanleiding geven tot een aangepaste offerte.
7. Meeruren en bijkomende prestaties
7.1. De uren en prestaties die in de offerte zijn opgenomen, vormen de basis van de overeenkomst.
7.2. Bijkomende prestaties of uren die op vraag van de opdrachtgever worden uitgevoerd, worden aangerekend volgens het tarief dat in de offerte is vermeld.
7.3. Indien op de dag van het evenement bijkomende uren noodzakelijk zijn door omstandigheden die niet aan Les Charlottes kunnen worden toegerekend, kunnen deze eveneens worden aangerekend volgens het overeengekomen uurtarief.
7.4. Onder bijkomende prestaties kunnen onder meer worden verstaan: extra coördinatie, bijkomende locatiebezoeken, extra overlegmomenten, bijkomende styling werkzaamheden, extra opbouw- of afbouwuren, bijkomende administratie en andere werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht.
8. Leveranciers en derden
8.1. Les Charlottes kan de opdrachtgever adviseren bij de keuze van leveranciers.
8.2. De opdrachtgever blijft, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, contractueel verbonden met de door hem/haar gekozen leveranciers.
8.3. Les Charlottes kan niet aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen, annuleringen, vertragingen, prijswijzigingen of andere problemen veroorzaakt door leveranciers of andere derden, behoudens wanneer deze rechtstreeks het gevolg zijn van een fout van Les Charlottes.
8.4. Indien een leverancier op het laatste moment uitvalt, zal Les Charlottes zich naar best vermogen inspannen om een alternatief te zoeken. Eventuele bijkomende kosten van een vervangende leverancier zijn ten laste van de opdrachtgever, tenzij de oorzaak aan Les Charlottes kan worden toegerekend.
9. Aansprakelijkheid
9.1. Les Charlottes voert haar diensten uit met de zorg die redelijkerwijze van een professionele weddingplanner mag worden verwacht.
9.2. Les Charlottes is niet aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van foutieve, onvolledige of laattijdig verstrekte informatie door de opdrachtgever.
9.3. Les Charlottes is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden, leveranciers of omstandigheden buiten haar redelijke controle, behoudens wanneer de schade het gevolg is van een bewezen fout van Les Charlottes.
9.4. Les Charlottes kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, gevolgschade, reputatieschade, winstderving of andere financiële schade die niet rechtstreeks het gevolg is van een bewezen fout van Les Charlottes, voor zover wettelijk toegestaan.
9.5. Voor zover wettelijk toegestaan, is de aansprakelijkheid van Les Charlottes beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de opdrachtgever werd betaald.
9.6. Deze aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet in geval van opzet of wanneer een wettelijkebepaling een beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.
10. Overmacht
10.1. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid die de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk onmogelijk maakt en redelijkerwijze buiten de controle van Les Charlottes ligt.
10.2. Onder meer, zonder limitatief te zijn, kunnen hieronder vallen: ernstige ziekte of ongeval, overlijden, brand, overstroming, natuurrampen, oorlog, terrorisme, overheidsmaatregelen, stakingen, epidemieën, pandemieën, ernstige verkeersproblemen, uitval van essentiële infrastructuur en andere uitzonderlijke omstandigheden die de uitvoering redelijkerwijze verhinderen.
10.3. Bij overmacht wordt de uitvoering van de overeenkomst opgeschort zolang de overmachtssituatie duurt.
10.4. Les Charlottes informeert de opdrachtgever zo snel als redelijkerwijze mogelijk over een situatie van overmacht.
10.5. Indien de uitvoering van de overeenkomst definitief onmogelijk wordt, zullen partijen in overleg bepalen of de overeenkomst kan worden aangepast, uitgesteld of beëindigd.
10.6. Reeds geleverde prestaties en reeds gemaakte of niet-recupereerbare kosten blijven verschuldigd.
10.7. Indien de overeenkomst definitief wordt beëindigd wegens overmacht, zullen reeds betaalde bedragen die betrekking hebben op nog niet geleverde prestaties en die niet nodig zijn voor de dekking van reeds gemaakte of niet-recupereerbare kosten, worden terugbetaald.
11. Wijziging of verplaatsing van de huwelijksdatum
11.1. Een verzoek om de huwelijksdatum te wijzigen wordt beschouwd als een wijziging van de oorspronkelijke opdracht en is uitsluitend mogelijk na schriftelijk akkoord van Les Charlottes.
11.2. Een wijziging van de huwelijksdatum is afhankelijk van de beschikbaarheid van Les Charlottes.
11.3. Indien de nieuwe datum beschikbaar is, kunnen reeds gemaakte kosten, bijkomende administratie, reeds geleverde prestaties en eventuele bijkomende prestaties in rekening worden gebracht.
11.4. Indien de nieuwe datum niet beschikbaar is, wordt de wijziging van datum beschouwd als een annulering van de oorspronkelijke overeenkomst.
11.5. Les Charlottes kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor kosten die de opdrachtgever rechtstreeks bij andere leveranciers maakt naar aanleiding van een wijziging of annulering van de datum.
12. Annulering door de opdrachtgever
12.1. De opdrachtgever kan de overeenkomst schriftelijk annuleren.
12.2. Bij annulering door de opdrachtgever is een forfaitaire annulatievergoeding verschuldigd, rekening houdend met het tijdstip van annulering, de reeds geleverde prestaties, de gereserveerde capaciteit en de reeds gemaakte of niet-recupereerbare kosten.
12.3. Tenzij in de offerte uitdrukkelijk andere voorwaarden zijn opgenomen, gelden volgende annulatievergoedingen op het totale overeengekomen bedrag:
• annulering meer dan 13 maanden vóór de huwelijksdatum: 20%
• annulering tussen 10 en 13 maanden vóór de huwelijksdatum: 30%
• annulering tussen 6 en 10 maanden vóór de huwelijksdatum: 70%
• annulering minder dan 6 maanden vóór de huwelijksdatum: 100%
12.4. De reeds betaalde bedragen worden verrekend met de verschuldigde annulatievergoeding en eventuele reeds gemaakte of niet-recupereerbare kosten.
12.5. Indien de annulatievergoeding hoger is dan het reeds betaalde bedrag, zal het resterende bedrag aan de opdrachtgever worden gefactureerd.
12.6. Indien de opdrachtgever een andere regeling wenst naar aanleiding van uitzonderlijke omstandigheden, kunnen partijen hierover schriftelijk een afwijkende regeling overeenkomen.
13. Annulering door Les Charlottes
13.1. Les Charlottes kan de overeenkomst enkel beëindigen wanneer de uitvoering ervan redelijkerwijze onmogelijk is geworden, onder meer wegens ernstige persoonlijke omstandigheden, ziekte, ongeval, overlijden of andere uitzonderlijke omstandigheden.
13.2. Indien Les Charlottes de overeenkomst beëindigt zonder dat sprake is van overmacht of een andere rechtvaardigingsgrond, zal Les Charlottes de opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen en zich, waar redelijkerwijze mogelijk, inspannen om een geschikte vervanger voor testellen.
13.3. Indien Les Charlottes de overeenkomst definitief beëindigt en geen passende vervanging kan voorzien, worden bedragen voor nog niet geleverde prestaties terugbetaald, behoudens reeds gemaakte of niet-recupereerbare kosten.
13.4. Les Charlottes is in geval van beëindiging wegens overmacht niet gehouden tot betaling van een bijkomende schadevergoeding, behoudens voor zover de wet anders bepaalt.
14. Betaling
14.1. De betalingsvoorwaarden worden vermeld in de offerte.
14.2. Tenzij anders vermeld in de offerte, wordt een eerste voorschot van 30% gefactureerd na ondertekening van de offerte.
14.3. Het resterende saldo wordt betaald uiterlijk op de vervaldag die op de factuur wordt vermeld en inieder geval vóór de uitvoering van de diensten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
14.4. Alle facturen dienen uiterlijk op de vermelde vervaldag betaald te worden.
14.5. Bij niet-betaling door een consument worden de wettelijke bepalingen inzake betalingsachterstand toegepast. Na een kosteloze eerste ingebrekestelling en de daarin voorziene wettelijke wachttermijn kunnen, binnen de wettelijk toegestane grenzen, nalatigheidsinteresten en een forfaitaire vergoeding worden aangerekend.
14.6. Indien een factuur onbetaald blijft, behoudt Les Charlottes zich het recht voor haar prestaties op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn betaald, voor zover wettelijk toegestaan.
14.7. Indien een openstaande factuur niet tijdig wordt betaald, kunnen ook andere opeisbare bedragen volgens de overeenkomst verschuldigd worden.
15. Betwisting van facturen
15.1. Eventuele betwistingen van een factuur moeten binnen een redelijke termijn na ontvangst en bijvoorkeur binnen 8 kalenderdagen schriftelijk aan Les Charlottes worden gemeld, met vermelding van de concrete reden van betwisting.
15.2. Een betwisting van een deel van een factuur schort de betalingsverplichting van het niet-betwiste gedeelte niet op.
15.3. De wettelijke rechten van de consument blijven onverminderd van toepassing.
16. Intellectuele eigendom
16.1. Alle door Les Charlottes ontwikkelde concepten, moodboards, stylingconcepten, ontwerpen, teksten, draaiboeken, werkwijzen, documenten, foto's, presentaties en andere creatieve materialen blijven eigendom van Les Charlottes, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
16.2. De opdrachtgever verkrijgt, behoudens schriftelijke andersluidende afspraak, geen recht om deze materialen te reproduceren, commercieel te gebruiken, door te verkopen of aan derden ter beschikking te stellen.
16.3. Het gebruik van een concept of ontwerp van Les Charlottes door een andere weddingplanner, stylist of andere professionele dienstverlener zonder toestemming van Les Charlottes is niet toegestaan.
16.4. De algemene kennis en ervaring die Les Charlottes tijdens de uitvoering van haar opdrachten opdoet, mag zij voor andere opdrachten gebruiken, zonder vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever openbaar te maken.
17. Foto's en communicatie
17.1. Les Charlottes kan foto's en video's van gerealiseerde huwelijken gebruiken voor haar portfolio, website, sociale media en andere professionele communicatie, voor zover deze beelden geen persoonsgegevens bevatten waarvoor een afzonderlijke toestemming vereist is.
17.2. Wanneer herkenbare personen op dergelijke beelden voorkomen, zal Les Charlottes rekening houden met de toepasselijke privacywetgeving en, waar vereist, vooraf toestemming vragen.
17.3. De opdrachtgever kan steeds contact opnemen met Les Charlottes indien hij/zij vragen heeft over het gebruik van beeldmateriaal.
18. Verwerking van persoonsgegevens
18.1. Les Charlottes verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
18.2. Persoonsgegevens worden verwerkt voor onder meer het opmaken en uitvoeren van de overeenkomst, communicatie met de opdrachtgever, administratie, facturatie en het organiseren en coördineren van het huwelijk.
18.3. Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met leveranciers of andere dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer hiervoor een andere wettelijke grondslag bestaat.
18.4. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is opgenomen in het afzonderlijke privacybeleid van Les Charlottes.
19. Klachten
19.1. Eventuele klachten worden zo snel mogelijk schriftelijk gemeld aan Les Charlottes, zodat partijen kunnen proberen het probleem in onderling overleg op te lossen.
19.2. Klachten met betrekking tot de uitvoering van de diensten worden bij voorkeur zo snel mogelijk gemeld, zodat Les Charlottes indien mogelijk nog tijdens de voorbereiding of het evenement corrigerend kan optreden.
19.3. De wettelijke rechten van de opdrachtgever blijven onverminderd van toepassing.
20. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
20.1. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
20.2. Partijen zullen bij een geschil eerst proberen tot een minnelijke oplossing te komen.
20.3. Indien geen minnelijke oplossing kan worden bereikt, zijn de bevoegde rechtbankenovereenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving bevoegd.
Versie: september 2026