Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 2 september 2026
Les Charlottes hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we deze verwerken, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt. Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.lescharlottes.be en op de dienstverlening van Les Charlottes.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
Charlotte F BV – Les Charlottes
Heldenplein 3
2610 Wilrijk, België
Ondernemingsnummer: BE0794 900 944
E-mail: hello@lescharlottes.be
Website: www.lescharlottes.be
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je steeds contact opnemen via hello@lescharlottes.be.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw contact met Les Charlottes kunnen wij onder andere volgende persoonsgegevens verwerken:
Contactgegevens
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adres
Taalvoorkeur
Gegevens in het kader van een huwelijk of evenement
Wanneer je beroep doet op onze diensten als weddingplanner, kunnen wij bijkomende informatie verwerken die noodzakelijk is voor de voorbereiding en organisatie van jullie huwelijk of evenement, zoals:
Namen van het koppel
Huwelijksdatum
Locatie van het huwelijk
Contactgegevens van leveranciers
Contactgegevens van getuigen, suite of andere betrokken personen
Aantal gasten
Informatie over de planning en praktische organisatie van het evenement
Voorkeuren en wensen met betrekking tot de organisatie en styling
Andere informatie die je vrijwillig met ons deelt in het kader van de
organisatie van jullie huwelijk
Wij vragen enkel informatie op die noodzakelijk of relevant is voor onze dienstverlening.
Facturatie- en administratieve gegevens
Wanneer je klant wordt, kunnen wij ook gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onze administratie en facturatie, zoals:
Facturatieadres
Ondernemingsgegevens indien van toepassing
BTW-nummer indien van toepassing
Betalingsgegevens
Gegevens die noodzakelijk zijn om aan onze wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen
3. Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:
• wanneer je rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of een contactformulier;
• wanneer je een kennismakingsgesprek of afspraak boekt;
• wanneer je een offerte aanvraagt;
• wanneer je klant wordt;
• wanneer je gegevens met ons deelt tijdens de voorbereiding van jouw huwelijk of evenement;
• wanneer je ons gegevens van andere personen bezorgt die betrokken zijn bij de organisatie van het huwelijk;
• wanneer je onze website bezoekt en hiervoor cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.
Wanneer je persoonsgegevens van andere personen aan ons doorgeeft, bijvoorbeeld van gasten of leveranciers, zorg je ervoor dat je deze personen hierover informeert en dat je deze gegevens rechtmatig aan ons mag verstrekken.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Les Charlottes verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Om vragen en aanvragen te beantwoorden.
• Om kennismakingsgesprekken en afspraken te plannen.
• Om offertes op te maken en te bezorgen.
• Om onze diensten als weddingplanner uit te voeren.
• Om de organisatie en planning van jullie huwelijk of evenement mogelijk te maken.
• Om te communiceren met klanten, leveranciers en andere betrokken partijen.
• Om afspraken, planningen en praktische informatie te kunnen opvolgen.
• Om facturen op te maken en betalingen te verwerken.
• Om onze administratie en boekhouding te voeren.
• Om te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.
• Om onze website te onderhouden, beveiligen en verbeteren.
• Om, wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie te versturen.
• Om onze dienstverlening, website en communicatie te analyseren en verbeteren.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld.
5. Op welke rechtsgrond verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:
Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer je klant bent, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze overeenkomst met jou uit te voeren, bijvoorbeeld voor de organisatie van jouw huwelijk, communicatie, planning en facturatie.
Voorbereiding van een overeenkomst
Wanneer je een offerte of kennismakingsgesprek aanvraagt, kunnen wij jouw gegevens verwerken om de gevraagde dienstverlening voor te bereiden.
Wettelijke verplichting
Bepaalde gegevens moeten wij verwerken en bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden.
Gerechtvaardigd belang
In bepaalde gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze website, het beheer van onze administratie of het verbeteren van onze dienstverlening, waarbij we steeds rekening houden met jouw rechten en belangen.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf jouw toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of marketingcommunicatie. Je kan deze toestemming op ieder moment intrekken.
6. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Als algemene richtlijn hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
Gegevens van personen die een vrijblijvende aanvraag doen: zolang als noodzakelijk voor de opvolging van de aanvraag en maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij een andere rechtsgrond van toepassing is
Gegevens van klanten: gedurende de samenwerking en zolang als noodzakelijk voor de uitvoering van deovereenkomst
Contracten en belangrijke klantadministratie: zolang als noodzakelijk voor de contractuele en wettelijke administratie
Facturen en boekhoudkundige gegevens: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn
Marketinggegevens waarvoor toestemming werd gegeven: tot je jouw toestemming intrekt of wanneer de gegevens niet langer nodig zijn
Gegevens in e-mailcommunicatie: zolang als noodzakelijk voor de behandeling van de communicatie, de uitvoering van de overeenkomst of onze administratie
Wanneer een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, heeft deze voorrang.
7. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
leveranciers die betrokken zijn bij jullie huwelijk;
locaties en andere partners die betrokken zijn bij de organisatie;
onze boekhouder;
IT- en softwareleveranciers die ons ondersteunen;
hosting- en websiteleveranciers;
communicatie- en e-maildiensten;
planning- en afspraaksoftware;
betalingsproviders;
andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering.
Wanneer externe partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking en bescherming van deze gegevens.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat de verwerking gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en dat passende waarborgen aanwezig zijn.
8. Foto's en informatie over huwelijken
Als weddingplanner werken wij regelmatig met foto's en video's van huwelijken en evenementen. Wij kunnen foto's of video's waarop personen herkenbaar zijn bijvoorbeeld ontvangen van fotografen, videografen, koppels of andere betrokkenen.
Wij publiceren herkenbare foto's van jou niet zomaar voor commerciële doeleinden zonder hiervoor een passende rechtsgrond te hebben. Wanneer jouw toestemming vereist is voor publicatie, zullen wij hiervoor vooraf toestemming vragen. Je kan een eerder gegeven toestemming voor het gebruik van foto's op ieder moment intrekken voor toekomstig gebruik. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op het rechtmatige gebruik dat reeds vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
9. Minderjarigen
Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder dat hiervoor een passende wettelijke basis bestaat. Indien je van mening bent dat wij persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld die niet hadden mogen worden verzameld, kan je contact opnemen via hello@lescharlottes.be. Wij zullen het verzoek vervolgens onderzoeken en, indien nodig, de betreffende gegevens verwijderen.
10. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat op jouw computer, tablet of smartphone kan worden opgeslagen wanneer je een website bezoekt. Wij kunnen verschillende soorten cookies gebruiken:
Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking en beveiliging van de website of voor het leveren van een dienst die je uitdrukkelijk hebt gevraagd. Voor deze cookies is geen voorafgaande toestemming vereist wanneer ze daadwerkelijk onder de wettelijke uitzondering voor strikt noodzakelijke cookies vallen.
Functionele cookies
Deze cookies kunnen worden gebruikt om bepaalde voorkeuren te onthouden en het gebruik van de website gemakkelijker te maken.
Analytische cookies
Wanneer wij gebruikmaken van analytische cookies, kunnen deze worden gebruikt om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht. Voor analytische cookies die niet onder een wettelijke uitzondering vallen, vragen wij vooraf toestemming.
Marketing- en trackingcookies
Wanneer wij marketing-, advertentie- of andere trackingtechnologieën gebruiken die niet strikt noodzakelijk zijn, worden deze uitsluitend geplaatst nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.
Volgens de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit moet voor niet-strikt noodzakelijke cookies voorafgaande, actieve en geïnformeerde toestemming worden verkregen. Verder moet het intrekken van toestemming eenvoudig mogelijk zijn.
Je kan je cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen of cookies verwijderenvia de instellingen van jouw browser of via de cookie-instellingen op onze website.
Overzicht van cookies
De concrete cookies die op onze website worden gebruikt, kunnen wijzigen afhankelijk van de functionaliteiten en diensten die op de website actief zijn. Een actueel overzicht van de gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijn en eventuele derde partijen wordt opgenomen in onze cookie-instellingen of ons afzonderlijke cookiebeleid.
11. Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Toegang tot persoonsgegevens wordt waar mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze informatie nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkele methode van opslag of elektronische overdracht volledig veilig worden gegarandeerd.
12. Jouw privacyrechten
Je hebt, binnen de voorwaarden die de AVG daarvoor bepaalt, verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Je hebt onder andere het recht om:
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
- jouw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daar een wettelijke grond voor bestaat;
- de verwerking van jouw gegevens in bepaalde situaties te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- jouw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
- jouw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt deze rechten, waaronder inzage, rectificatie, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming en wissing. Je kan een verzoek indienen via hello@lescharlottes.be.
Om jouw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij vragen om voldoende informatie te verstrekken om jouw identiteit te kunnen verifiëren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk om jouw identiteit te controleren. Wij behandelen jouw verzoek zo snel mogelijk en binnen de wettelijke termijn.
13. Recht om een klacht in te dienen
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via hello@lescharlottes.be, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische
Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Meer informatie vind je op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
14. Externe websites en diensten
Onze website kan links bevatten naar websites van derden, zoals leveranciers, sociale media of andere partners.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of inhoud van websites van derden. Wanneer je een externe website bezoekt, raden wij aan om het privacybeleid van die website te raadplegen.
15. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website of de toepasselijke wetgeving wijzigt. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. De datum bovenaan dit privacybeleid geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd aangepast.
Les Charlottes – Charlotte F BV
hello@lescharlottes.be
www.lescharlottes.be
Laatst bijgewerkt: 2 september 2026